Written
on 17.58 by Ed's-HRM
Perencanaan
karier karyawan yang baik tentu membutuhkan sistem yang baik pula. Banyak
manfaat yang bisa diambil oleh perusahaan maupun karyawan dari sistem karier
yang baik. Tulisan ini menjelaskan mengapa, bagaimana dan apa manfaat dari
perencanaan sistem karier.
Salah
satu unsur penting dalam manajemen SDM adalah perencanaan karier karyawan.
Perencanaan karier karyawan adalah suatu proses yang bertujuan agar karier
tenaga kerja dapat dikembangkan sesuai dengan bakat dan kemampuannya sehingga
bisa berfungsi dengan baik dan optimal bagi perusahaan.
Program
pembinaan karier yang kurang baik dapat menimbulkan keresahan dalam organisasi.
Karyawan akan merasa tidak aman, merasa diperlakukan secara tidak jujur,
karyawan juga merasa tidak diberi kesempatan yang sama untuk mengembangkan
seluruh potensinya untuk kepentingan perusahaan. Selanjutnya karyawan akan
merasa kurang puas dengan kebijakan-kebijakan perusahaan, sehingga pada
akhirnya akan berdampak negatif pada efektifitas dan efesiensi perusahaan.
Berbagai
kondisi yang bertentangan dengan “kebijakan hubungan perusahaan dengan
karyawan” serta “ Tujuan dan kebijakan pembinaan” tersebut, perlu dihindarkan
demi tercapainya Misi dan tujuan perusahaan secara keseluruhan
Mengapa sistem karier diperlukan
Sesuai dengan penjelasan sebelumnya, salah satu tugas
penting manajemen adalah mendayagunakan SDM agar mampu dan mau bekerja secara optimal
demi tercapainya tujuan organisasi. Manusia akan mampu dan juga mau bekerja
dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dan jabatan yang sesuai dengan
minat dan kemampuannya; serta bila ia bisa memenuhi berbagai kebutuhannya
dengan melakukan pekerjaan itu. Ini berarti bahwa karyawan harus ditempatkan
pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya dengan tidak lupa
mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.
Akan tetapi, penempatan karyawan pada jabatan yang sesuai
tidak terlalu mudah untuk dilakukan. Penempatan yang sesuai tersebut perlu
didasarkan pada pengetahuan yang lengkap tentang karakterisitik karyawan,
karakteristik jabatan, dan kesesuaian antara kedua jenis karakteristik
tersebut.
Dikaitkan dengan permasalahan yang telah dijelaskan,
perumusan sistem karier dapat membawa beberapa manfaat berikut :
1.
Semua
karyawan dapat memperoleh kesempatan yang sama dan memadai untuk mengembangkan
keterampilannya, mempelajari hal-hal yang baru, dan juga memperluas wawasannya,
sesuai dengan kemampuan masing-masing.
2.
Seluruh
karyawan dapat dikembangkan menurut jalur yang tepat sesuai minat dan
karakteristiknya sehingga karyawan dapat ditempatkan pada posisi yang sesuai
dengan minat dan karakteristiknya tersebut. Hal ini dapat menumbuhkan rasa puas
dan rasa aman, menciptakan iklim kerja yang sehat sehingga menurunkan turn-over
dan memperbaiki prestasi kerja karyawan.
3.
Pengembangan
karyawan dapat berjalan secara baik,komprehensif dan lancar sehingga semua
tingkatan dalam organisasi mulai dari tingkat pelaksana hingga pimpinan puncak
dapat diisi dengan karyawan berkemampuan handal.
Manfaat sistem karier bagi karyawan dan perusahaan
Dalam
manajemen SDM, perencanaan karier temasuk sebagai program pembinaan tenaga
kerja. Tujuan kegiatan pembinaan ini adalah memelihara (maintain) karyawan
dengan cara mengembangkannya, sesuai dengan bakat dan kemampuannya, agar bisa
berfungsi dengan baik dan optimal bagi perusahaan.
Fungsi pembinaan ini biasanya merupakan tanggung jawab
langsung dari para pimpinan perusahaan, dan bilamana diterapkan dengan baik
akan dapat membangkitkan gairah kerja dan memberikan kapuasan kerja di kalangan
karyawan yang pada akhirnya juga akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Sebagai pembina, manajer bertanggung jawab untuk mengembangkan
pengetahuan dan keterampilan bawahannya, sehingga bawahan menjadi lebih cakap
dan terampil, lebih tinggi kualifikasinya dan diharapkan suatu saat kelak dapat
menggantikan posisi manajer serta membantu pengembangan perusahaan. Tugas
membina ini merupakan tugas yang penting dan berat, sebab dari penelitian
diperoleh data bahwa seorang supervisor yang dikatakan berhasil menggunakan
30-40% dari waktunya untuk melakukan pembinaan terhadap bawahannya.
Bagi karyawan maupun perusahaan, sistem karier dapat
memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Bagi karyawan
·
Mengembangkan
potensi kemampuan dan keterampilannya.
·
Mengetahui
jalur pengembangan karier karyawan dalam organisasi
·
Mendapat
pelatihan yang sesuai dengan arah pengembangan kariernya.
2. Bagi Perusahaan
·
Mengendalikan
tingkat keluar-masuk (turn over rat)
·
Membantu
terlaksananya program kaderisasi
·
Mengetahui
dan mengantisipasi keinginan dan bakat tenaga kerja
·
Mengetahui
sejak awal tenaga kerja yang kurang/tidak terampil, juga tenaga kerja yang
tidak produktif, sehingga dapat diambil tindakan segera.
Perancangan Sistem Karier
Proses perancangan sistem karir diawali dengan perancangan
jalur karier (career path) kemudian dilanjutkan dengan perancangan program
kaderisasi. Proses perancangan karier dapat dijelaskan berikut ini :
1.
Perancangan
Jalur Karier
Jalur karier (career path) adalah jalur yang
menghubungkan satu posisi dengan posisi yang lain. Secara visual, jalur karier
menunjukkan keterkaitan antara suatu jabatan dengan jabatan lainnya. Jalur
karier dikaitkan berdasarkan jabatan yang memiliki posisi. Ini berarti jalur
karier mengarahkan karier pegawai berdasarkan urutan jabatan/profesi/posisi
dengan pertimbangan “kemiripan,kesesuaian dan keterkaitan” task dan requirment
pada posisi serta hirarki jabatan.
Proses yang paling rumit pada tahap ini adalah proses
menentukan posisi yang “serupa “ dan mencari posisi-posisi yang memiliki
“kemiripan,kesesuaian dan keterkaitan” sehingga sampai terbentuk jalur karier.
Jalur karier disuatu perusahaan pada dasarnya diterapkan
berdasarkan hubungan logis antara jabatan-jabatan yang ada, dilihat dari :
·
Isi
tugas-tugas yang dijalankan
·
Hirarki
posisi di dalam struktur organisasi
·
Jenis
tugas (Struktural atau fungsional)
Untuk menyederhanakan penyusunan jalur karier, semua posisi
pada level yang sama yang memiliki kemiripan atau kesamaan dalam faktor-faktor
diatas dikelompokkan ke dalam satu jabatan.
Hubungan antar jabatan yang dikaitkan dengan isi tugas-tugas
dapat diperiksa melalui persyaratan jabatan dan faktor kritis fungsi.
Persyaratan jabatan adalah kumpulan kualifikasi dan tingkat penguasaan (proficiency)
yang harus dimiliki oleh seseorang agar dapat menjalankan tugas-tugas pada
jabatan tersebut. Faktor kritis fungsi yang merupakan kunci keberhasilan fungsi
dalam menjalankan perannya dijadikan pertimbangan dalam memeriksa antara
jabatan-jabatan yang berbeda direktorat.
Hirarki jabatan di dalam struktur organisasi dijadikan dasar
untuk memeriksa apakah perpindahan (perumusan jalur) tersebut pada level yang
sama atau pada level yang berbeda.
Jenis tugas (struktural dan fungsional) menentukan
pertimbangan aspek keserupaan yang diperiksa. Pada jabatan struktural, semakin
tinggi level jabatan, semakin memperhatikan keserupaan tugas dan persyaratan
jabatan yang menyangkut aspek substansi.
Disamping hubungan logis seperti diatas, jalur karir
dirumuskan dengan mempertimbangkan pula kebijakan manajemen. Meskipun sesuatu
tidak dapat ditarik antara dua jabatan yang tidak mempunyai hubungan logis,
manajemen dapat menetapkan suatu jalur atas dasar pertimbangan strategis.
Hasil perancangan jalur karier dapat berupa diagram jalur
karier yang menggambarkan jabatan-jabatan yang dapat dicapai dari setiap
jabatan di dalam perusahaan dan jenjang untuk mencapainya.
2. Perancangan Program Kaderisasi
Program kaderisasi dirumuskan setelah rancangan jalur karier
terbentuk. Melalui program kaderisasi ini, jika dalam organisasi terdapat
jabatan kosong yang perlu diisi, maka dapat diketahui karyawan-karyawan yang
sesuai untuk menempati jabatan tersebut. Dari sudut pandangan karyawan, program
kaderisasi dapat memberikan keterangan mengenai kemungkinan promosi atau mutasi
yang dapat dialami oleh seseorang karyawan. Dengan adanya keterangan tersebut
perusahaan dapat mempersiapkan karyawan yang bersangkutan agar siap dan
memiliki kualifikasi individu yang sesuai dengan jabatan yang baru, sehingga
perpindahan-perpindahan karyawan dapat dilakukan tanpa mengurangi efektifitas
organisasi.
Program kaderisasi atau succession plan disusun untuk
memeriksa dan menyiapkan kandidat karyawan untuk mengisi posisi atau jabatan
yang ada dalam perusahaan. Pemeriksaan yang dilakukan pada dasarnya adalah
pemeriksaan kesesuaian kualifikasi individu (karyawan) dengan rumusan kualifikasi
yang dipersyaratkan pada suatu posisi atau jabatan tertentu. Pemeriksaan
kesesuaian tersebut akan menunjukkan :
1.
Individu
atau karyawan mana yang paling sesuai untuk dicalonkan menempati suatu posisi
atau jabatan.
2.
Kemampuan
atau kualifikasi apa yang perlu ditambahkan oleh kandidat agar sesuai dengan
persyaratan posisi atau jabatan.
Perancangan program kaderisasi yang dilakukan dalam
pekerjaan ini terutama difokuskan pada perumusan kualifikasi yang
dipersyaratkan pada setiap posisi atau jabatan dalam organisasi. Kualifikasi
yang dipersyaratkan oleh posisi atau jabatan ini disebut juga sebagai kualifiaksi
posisi. Sisi lainnya, yaitu rumusan mengenai kualifikasi individu.
Rumusan kualifikasi individu disesuaikan dengan rumusan kualifikasi yang dipersyaratkan
oleh posisi atau jabatan.
Untuk keperluan program kaderisasi ini, rumusan kualifikasi
posisi dirancang sedemikian rupa sehingga mampu membedakan posisi dalam arah
vertikal maupun horisontal. Dalam arah vertikal, berarti persyaratan jabatan
pada suatu posisi dapat diperbandingkan dengan posisi-posisi pada level yang
lebih rendah atau lebih tinggi. Dalam arah horisontal, berarti persyaratan
jabatan pada suatu posisi dapat diperbandingkan dengan posisi-posisi lain pada
level jabatan yang sama.
Pemanfaatan jalur karier dan program kaderisasi dalam
pengelolaan SDM di suatu organisasi perlu mempertimbangkan keserasian kedua
jenis rumusan tersebut dengan berbagai perangkat lainnya yang biasa digunakan
dalam pengelolaan organisasi.
Kerena itu, secara umum pemanfaatan rumusan jalur karier dan
program kaderisasi diusulkan untuk dilakukan dengan pewrhatian khusus terhadap
beberapa hal berikut :
1.
Rumusan
jalur karier dan program kaderisasi hendaknya diperlakukan sebagai alat bantu
dalam mengambil keputusan (decision support system), yang menunjukkan
arah pengambilan keputusan. Keputusan akhir yang akan diambil, perlu ditetapkan
dengan mempertimbangkan berbagai masukan lain seperti kebijakan pimpinan,
strategi perusahaan, dan sebagainya.
2.
Apabila
rumusan jalur karier dan program kaderisasi merupakan perangkat baru dalam
pengelolaan SDM di suatu organisasi, maka perlu dilakukan persiapan khusus
untuk implementasi dalam kegiatan, yaitu sebagai berikut :
·
Perlu
ditetapkan pengelola kedua jenis rumusan tersebut dalam organisasi
·
Para
pengelola kedua jenis rumusan tersebut perlu disiapkan, misalnya melalui
pelatihan untuk memahami cara penggunaan kedua rumusan tersebut secara baik. Di
pihak lain, keberhasilan kedua rumusan tersebut juga perlu diperkenalkan kepada
semua pihak lain dalam organisasi.
·
Pengelola
kedua jenis rumusan tersebut juga perlu memperhatikan pemeliharaan serta
penyempurnaannya, sehingga karakteristiknya menjadi benar-benar sesuai dengan
kondisi aktual.
·
Pengelola
SDM harus mampu menangani perubahan jalur karier maupun data pendukung rencana
kaderisasi jika dilakukan perubahan struktur organisasi.
3.
Rancangan
jalur karier dan program kaderisasi ini erat sekali kaitannya dengan sistem
pengelolaan SDM lainnya seperti Perencanaan SDM,Performance appraisal (PA),
Sistim imbalan, Kultur organisasi dan lain-lain. Karena itu, akan lebih lengkap
jika dikembangkan pula perencanaan SDM yang baik untuk melengkapi implementasi
kedua jenis rancangan yang diusulkan tersebut.
http://epsmanajemensdm.blogspot.com/2010/08/merancang-sistem-karier.html